Mejoras útiles y/o necesarias en Local Escolar Arrendado con recursos SEP en contexto PME
En este artículo repasaremos cómo utilizar recursos SEP para realizar mejoras útiles y/o necesarias en el Local Escolar arrendado y la importancia de tener definida estas operaciones en el Plan de Mejoramiento Educativo.
1. Fundamentos
En el manual de cuentas vigente, publicado por la Superitendencia de Educación, se puede observar el nuevo código 411 404 denominado "Mejoras útlies y necesarias en local escolar arrendado".
Según este manual corresponde imputar en esta cuenta los "gastos relacionados con mejoras útiles y necesarias que las entidades sostenedoras deben realizar en locales arrendados para que puedan funcionar y desarrollar efectivamente sus actividades educacionales".
El manual también aclara cuándo corresponde utilizar esta cuenta y cuándo corresponde usar las cuentas de mejoramiento de infraestructura, al respecto distingue:
- Gastos de cargo del dueño del inmbueble (Se rinden en esta nueva cuenta)
- Gastos de cargo del arrendatario (Se rinden en las cuentas de construcción y mejoramiento de infraestructura)
- "Mejoras útiles: son aquellas que sin ser necesarias aumentan el valor del inmueble, incrementan su producción y hacen que ésta proporcione mayores utilidades. Por ejemplo: agregar una cancha al inmueble, construcción de un gimnasio, entre otros"
- "Mejoras necesarias: son aquellas que aseguran la conservación del inmueble, de tal manera que si no se realizan se produciría deterioro, menoscabo o pérdida de la misma. Por ejemplo: reparación de vigas, de cielo y piso del inmueble, instalación eléctrica, etc"
2. Requisitos para utilizar recursos SEP en las mejoras utiles y/o necesarias del local escolar arrendado
- Que no se trate de mejoras necesarias para obtener o mantener el reconocimiento oficial
- Que la mejora este relacionada con el Mejoramiento Educativo y tenga especial enfasis en alumnos prioritarios y/o preferentes
- Que trate de todos los elementos impresindibles para el desarrollo de una "Actividad" incluída en el PME (cabe deducir que usan el termino Actividad como sinónimo de Acción)
3. Cómo realizar estas mejoras útiles y/o necearias en local escolar arrendado con recursos SEP sin que rechacen el gasto en una fiscalización
Si bien el manual de cuentas no establece este punto, nos remite a la documentación necesaria para realizar correctamente este procedimiento. En este sentido se pueden hacer las siguientes deducciones:
- Se debe contemplar explícitamente en el PME respectivo. Si usted no lo ha contemplado puede agregar una Acción durante la etapa de implementación
- Contar con una solicitud de compra que indique los detalles de la mejora a realizar y su relación con el Mejoramiento Educativo
- Contar con distintas cotizaciones
- Al seleccionar el proveedor correspondiente, sea empresa o persona natural, celebrar un contrato. Recuerde que se aceptan facturas, boletas de honorarios y boletas de prestación de servicios de terceros, pero no se permiten documentos exentos.
- De acuerdo con la cuantía de la mejora, supongamos +de 10 millones de pesos contar con el respaldo del consejo escolar (evidencia que se informó)
- Realice los pagos contra emisión de documento tributario respectivo y contra informe de avance de las obras
- Si entrega adelantos recuerde que estos deben ser facturados o boleteados con anticipación
- Adicionalmente pacte un anexo con el dueño del inmueble que establezca la cantidad de meses en las que se realizará el descuento en el canon de arriendo con el fin de financiar las mejoras útiles y/o necesarias del local escolar
- Dependiendo del tipo de mejora puede requerir más documentación como por ejemplo certificado de recepción de obras, certificación de instalaciones eléctricas, etc.
4. En qué casos se recomienda usar los recursos SEP para financiar mejoras en el local escolar arrendado
- Techar las canchas para el desarrollo de ACLES
- Pavimentar o repavimentar las canchas para el desarrollo de ACLES
- Construcción, mantenimiento o mejoramiento de salas temáticas para el desarrollo de actividades ACLES, ej. taller de teatro, taller de música, taller de pintura
- Instalación de baños, duchas o camarines adicionales o sus respectivos sistemas de calefacción
- Construcción o mejoramiento de gimnasios
- En general para el desarrollo de cualquier actividad contemplada o requerida en el PME y que no sea parte las funciones obligatorias del establecimiento educacional
5. Errores que debe evitar al usar recursos SEP para financiar las mejoras útiles y/o necesarias en local escolar arrendado
- Realizar mejoras de modo informal
- No contemplar las mejoras en una o varias Acciones del PME
- No cotizar
- Seleccionar proveedores poco calificados y sin garantía de calidad
- No documentar el proceso
- Dar adelantos sin la respectiva factura y/o boleta
- Utilizar los recursos SEP para mejorar aspectos requeridos para obtener o mantener el reconocimiento oficial
- No descontar del canon de arriendo las mejoras realizadas. Esto se interpreta como una duplicación del gasto y la SuperEduc solicita el reintegro de los recursos
SoftPME puede ser su mejor aliado para este y otros tipos de asuntos relacionados con el uso de las subvenciones escolares, la Ley SEP y el Plan de Mejoramiento Educativo. Ayudando al establecimiento a evitar multas y sanciones por parte de la SuperEduc.
