Proceso de devolución de gastos
(Incluye plantilla excel de fondos por rendir)
Es común encontrar sostenedores que hacen gastos con su propio dinero y luego necesitan solicitar la devolución. El problema es que no todos saben realizar correctamente este proceso, cometiendo errores y enfrentando problemas al momento de las fiscalizaciones.
Introducción
Los sostenedores de establecimientos educacionales que reciben recursos del Estado deben llevar un control adecuado de los gastos realizados, con el fin de garantizar la transparencia y la probidad en el uso de estos recursos.
En algunos casos, el sostenedor puede realizar un gasto con su propio dinero y luego solicitar la devolución de los fondos desde la cuenta bancaria institucional. Para ello, debe seguir un procedimiento establecido por la Superintendencia de Educación en el "Instructivo de control y respaldo de gastos".
Hay que partir de la base que el instructivo deja establecido que "no se aceptan gastos realizados con cuentas personales o no registradas ante la SuperEduc". Pero ¿significa esto que si gasto mi propio dinero como sostenedor no puedo solicitar la devolución?
Si bien hay distintos casos, como por ejemplo cuando el sostenedor inyecta capital al establecimiento porque se encuentra en déficit operacional, que tiene un procedimiento especifico, en este artículo nos referiremos al caso de los gastos menores que son susceptibles de ser enmarcados como "Fondo por Rendir".
Dejamos claro también que los sostenedores más institucionalizados o las grandes corporaciones educacionales no presentan estos casos, por tanto nos referimos y queremos ayudar a sostenedores(as) que hacen este tipo de gastos y luego se complican a la hora de re-integrarse los fondos.
En lo principal diremos que idealmente el sostenedor debe solicitar la devolución el mismo día que ejecuta el gasto. Considere este ejemplo:
"El sostenedor(a) viaja personalmente a la capital regional para realizar un tramite ante la Seremi de Educación. En este viaje realiza gastos de bencina y alimentación, pidiendo boleta en ambos casos. Puede suponer que en la bencinera no estaba inscrito y el restaurant no daba factura. Todo lo pago con su tarjeta de débito o crédito (como quiera imaginarse el caso)".
Para resolver esta situación el encargado de finanzas deberá crear un "Fondo a Rendir", el problema es que a veces el encargado de finanzas es el propio sostenedor, pero este es otro problema. Al crear el "Fondo por rendir" asignará una fecha. Entonces tanto la fecha del fondo a rendir, como la transferencia que restituye los fondos al sostenedor deben ser iguales o anteriores a la fecha de las boletas que pidió el sostenedor(a) durante su viaje. ¿Por qué? porque si la fecha de transferencia es mayor a la fecha de las boletas no se podrá rendir, será rechazado por la plataforma de rendición de cuentas y será obligado a manipular algunos datos para que poder rendir. Pero es esta manipulación la que genera problemas ante eventuales fiscalizaciones.
El reintegro es necesario no sólo para devolver los recursos al sostenedor(a) sino también para reflejar el egreso en la cuenta bancaria del establecimiento, en caso contrario tendrá problemas con la conciliación.
En el caso descrito si el dinero se re-integra al día siguiente o varios días posteriores se habrá resuelto el tema "financiero" pero no el tema "rendición".
Con lo descrito hasta ahora ya sabe como manejar estos gastos, no obstante si quiere dominar este tema por completo considere las recomendaciones que se exponen a continuación:
Requisitos
Para solicitar la devolución de gastos, el sostenedor debe cumplir con los siguientes requisitos:
- Contar con un respaldo documental del gasto realizado. Este respaldo puede ser una factura, boleta de compra-venta, boleta de prestación de servicios, recibo, orden de compra, cotizaciones, presupuestos, guía de despacho, etc.
- Registrar el gasto en un libro de caja chica o en un sistema de contabilidad. El registro debe incluir la fecha, descripción, monto y documento que respalda el gasto.
- Solicitar la devolución de los fondos al encargado de finanzas del establecimiento. La solicitud debe ser presentada por escrito y debe incluir la siguiente información:
- Fecha del gasto
- Descripción del gasto
- Monto del gasto
- Documento que respalda el gasto
Procedimiento
El procedimiento para solicitar la devolución de gastos es el siguiente:
- El sostenedor debe reunir los documentos requeridos, como el respaldo documental del gasto, el registro del gasto y la solicitud de devolución.
- El sostenedor debe presentar la solicitud de devolución al encargado de finanzas del establecimiento.
- El encargado de finanzas debe revisar la solicitud y verificar que se cumplan los requisitos establecidos.
- Si la solicitud es aprobada, el encargado de finanzas debe realizar la devolución de los fondos al sostenedor.
Recomendaciones
Para facilitar el proceso de devolución de gastos, el sostenedor debe:
- Realizar el gasto de forma responsable. El gasto debe ser necesario para el funcionamiento del establecimiento educacional.
- Guardar el comprobante del gasto durante al menos cinco años. Esto en caso de que la Superintendencia de Educación lo requiera.
Ejemplos de gastos reembolsables
Algunos ejemplos de gastos que podrían ser reembolsados al sostenedor son:
- Compra de materiales o insumos para el establecimiento educacional.
- Pago de servicios básicos o de terceros.
- Gastos de viaje o representación.
Conclusion
El procedimiento para solicitar la devolución de gastos es sencillo y claro. Sin embargo, es importante que el sostenedor cumpla con todos los requisitos establecidos para evitar retrasos en el proceso.