Cómo unir el PME, Adquisiciones y Finanzas en un solo sistema

En la gestión de colegios hay una situación que se repite de manera sistemática: la falta de articulación e integración de las áreas administrativas, financieras y pedagógicas. Se observan distintos desequilibrios, colegios donde lo administrativo y financiero están por sobre lo pedagógico, imponiendo condiciones burocráticas para que el equipo pedagógico pueda ejecutar sus procesos, colegios donde los equipos pedagógicos dejan en jaque a los equipos administrativos y financieros, y colegios donde la separación es tan grande que los encargados respectivos no saben ni acceden a los datos producidos por las otras unidades y deben estar solicitando información de manera permanente, generando desgaste y tensión. 

Ejemplos de esto serían los jefes de utp que mandan a pedir información a finanzas, o peor aún, juntan boletas y facturas para hacer informes financieros alejándose totalmente de su función original, olvidando que el tiempo que dedicas a una tarea se lo dejas de dedicar a otra (costo de oportunidad), o por el otro lado, contadores o encargados de finanzas realizando asignaciones de subvenciones para rendir cuentas sin considerar la pertinencia legal, es decir, aun cuando la imputación este permitida en el manual de cuentas de la SuperEduc, olvidan analizar si se encuentra sustentada o no en el PME. 

Todos miran un fragmento de la verdad, pero nadie ve la foto completa. Entonces, cuando los directivos necesitan datos e información para tomar decisiones, se debe juntar y reunir desde distintas fuentes: sistemas contables, planillas excel, formularios en word, etc.  

En consecuencia, creer que la integración entre el flujo financiero y la planificación pedagógica es un aspecto trivial o meramente administrativo es, probablemente, uno de los errores más comunes en la administración educativa actual.

Cuando el PME, las adquisiciones y las finanzas no comparten un mismo origen, la institución camina a ciegas e inconscientemente hace que la institución trabaje de más, tenga que gastar más recursos (horas hombre principalmente) para conseguir los mismos resultados. Esta es la definición clasifica de ineficiencia. El problema es que esta ineficiencia esta oculta, no se ve a simple vista.

La manifestación más común de este problema es la re-asignación de gastos entre las subvenciones al momento de finalizar la rendición de cuentas ante la SuperEduc, con el único objetivo de evitar saldos negativos que impidan el cierre en tiempo y forma. 

A continuación, analizamos las tres razones de fondo por las cuales unificar estas áreas en una sola fuente de verdad es un imperativo estratégico.

El centro del colegio no es manejar los saldos por subvención, es importante, pero no es el centro. El centro o núcleo del colegio es entregar educación de calidad, para esto cuenta con el PME, que articula explicita e implícitamente el PEI y otros planes normativos.

Entonces, ¿no es más importante conocer y analizar, cuáles Acciones del PME tienen mayor impacto en la generación de educación de calidad para luego saber cuáles tipos de gastos/inversiones producen mejores efectos?

Esta es la diferencia fundamental del enfoque que proponemos para los colegios en SoftPME, versus los que ofrecen otras herramientas como Numerus, Full Aci, Conta Colegios, Zeiken, entre otras, todas estas son excelentes herramientas, han dado prueba suficiente de ser eficientes en el manejo de las subvenciones escolares y en la producción de las rendiciones de cuentas. Nosotros, en SoftPME, hablamos de otro tema, que excede el control de saldos por subvención y las rendiciones de cuentas, hablamos de cómo el colegio debe estructurar e integrar sus procesos con el PME en el centro, el PME como núcleo de todo, donde adquisiciones y finanzas son brazos operativos del PME, donde toda la información fluye de manera armónica entre las distintas áreas de gestión, pero que nunca olvidan que lo importante son los efectos sobre la calidad educativa. 

La contabilidad tradicional funciona, es útil y está resuelta por los sistemas descritos, no hay duda de eso, pero no responde a las preguntas realmente importantes para los colegios: ¿Cuánto saldo real nos queda para ejecutar la Acción específica de Apoyo Psicosocial de nuestro PME?, ¿Cuáles son los gastos o inversiones que tienen mayor rendimiento, según el impacto detectado de cada Acción de Mejora?

Al manejar las finanzas separadas del plan pedagógico, se genera una desconexión peligrosa. Se conoce el volumen total del dinero, pero se pierde la trazabilidad del propósito de esos recursos. Esto provoca que los equipos directivos se enteren recién en noviembre o diciembre de que asignaron mal los fondos, que sobrepasaron los topes de una acción o que dejaron recursos amarrados que ahora congelan el progreso del establecimiento. Nos encontramos a menudo con directivos (pedagógicos) de colegios que quieren desarrollar iniciativas, pero no saben si cuentan o no con los recursos suficientes, siendo esta la manifestación práctica de que no participan del ciclo regular de aprobación y rendición de recursos, sino más bien solicitan información, teniendo un rol pasivo en la gestión de los recursos de las subvenciones escolares.

Imaginemos un colegio que lleva años invirtiendo exactamente en los mismos recursos, los mismos talleres extraescolares y las mismas asesorías externas, pero sus resultados institucionales siguen estancados. Sin datos financieros adecuadamente estructurados y cruzados con la planificación, es imposible mirar más a profundidad.

Saber que se ejecutó el 100% de la subvención no explica qué tipo de inversión mejora el impacto técnico-pedagógico. Contar con una plataforma que une estas dimensiones permite analizar la evolución de tus Indicadores de Calidad Educativa en función del gasto. Solo rompiendo los silos de información el sostenedor y el equipo directivo podrán responder con certeza: ¿Cuáles de nuestras Acciones PME están moviendo la aguja en la matrícula, la asistencia, la convivencia escolar, el SIMCE o el cumplimiento de los Estándares Indicativos de Desempeño? Sin esta estructura, la inversión se vuelve inercial.

Un malentendido frecuente es pensar que una rendición de cuentas exitosa consiste simplemente en que el contador o encargado de finanzas cuadre la combinación exacta de "Subvención - Código de subcuenta - Tipo de documento". No obstante, pasar la validación formal de subir los archivos a la plataforma de transparencia financiera de la SuperEduc es solo la mitad del camino.

Ante las fiscalizaciones de la SuperEduc por el uso de los recursos públicos, no basta con demostrar que el dinero se gastó en un ítem permitido por la ley; el gasto debe ser pertinente. Para que la SuperEduc apruebe los montos y no aplique observaciones o rechazos, cada desembolso debe estar plenamente justificado en el origen del requerimiento. Esto significa que debe corresponderse directamente con los objetivos de una Acción viva y válida dentro del PME. Si la orden de compra no nace vinculada a la Acción desde el primer minuto, la rendición se vuelve vulnerable. Y por el contrario, si se tiene la precaución de vincular el requerimiento con la Acción, que le da justificación técnico pedagógica, el riesgo de rechazo se reduce a su mínima expresión, esto porque las observaciones o rechazados ya no provienen de la falta de documentos (facturas, comprobantes bancarios, etc), provienen de la falta de pertinencia. Es decir, hay una evolución natural en las fiscalizaciones. Antes los colegios fallaban en no tener bien organizada toda la documentación, hoy fallan en la justificación que permite validar la pertinencia legal de cada transacción.

Las escuelas acusan de manera crónica y justificada una falta de tiempo para las tareas técnico-pedagógicas, debido al agobio, cuya manifestación explicita es la cantidad de instituciones que los fiscalizan, eso está claro, existe y es real. Sin embargo, pocas veces se detienen a auditar cuántas horas se pierden en la ineficiencia de una ejecución diaria, que obliga a los equipos a duplicar esfuerzos. Ya vimos el ejemplo del jefe/a de UTP que gasta tiempo haciendo informes financieros. 

El ejemplo más evidente ocurre en el circuito de compras: el encargado administrativo o contador procesa y digita las facturas de forma aislada para cumplir con el balance contable. Semanas más tarde, el equipo directivo debe reunirse en una mesa a recopilar esas mismas facturas para intentar asociar a qué acción de mejora del PME correspondía cada documento. Este "teléfono roto" destruye un tiempo valioso que los directores y jefes de UTP deberían emplear dentro del aula, acompañando a sus docentes. Por otro lado, si el equipo pedagógico no realiza este trabajo ¿cómo sabría si el uso que le han dado a los recursos que reciben ha dado resultado?, peor aún, supongamos que la escuela tuvo éxito, que se propuso aumentar la asistencia a clases y lo logró ¿cómo puede saber qué Acciones fueron las que más aportaron a este logro y cuánto costo en términos económicos alcanzar este resultado?, para poder asegurar los recursos y las prácticas para el siguiente periodo. A esta altura ya se debe notar que el caso contrario es aún más importante, es decir, se ejecutaron Acciones, se gastaron o invirtieron recursos, pero la asistencia no mejoro ¿Cuáles Acciones debemos cambiar?, ¿Que gastos o inversiones no debemos hacer?. Como se ve, estás son preguntas que los sistemas contables tradicionales, aunque sean para colegios, no pueden responder.

La solución no consiste en exigirle al encargado de finanzas que se vuelva un experto en dimensiones pedagógicas, ni en obligar al Coordinador PME a transformarse en auditor contable. La respuesta está en que ambos compartan una herramienta común que traduzca y unifique ambos mundos de forma automática y de paso elimine el doble trabajo.

A través del Módulo PME de SoftPME, y específicamente mediante su funcionalidad de Presupuesto PME, el control de los recursos cambia por completo:

• Trazabilidad desde el origen: Cada solicitud de gasto, remuneración comprometida u orden de compra en tránsito se asocia obligatoriamente a una Acción PME antes de ejecutarse. Esto resguarda la pertinencia técnica y facilita la entrega de información ordenada al contador.
• Saldo disponible real por Acción:  El sistema no espera a que la factura esté pagada para recalcular. Al contabilizar los compromisos y las órdenes en tránsito contra el presupuesto asignado, finanzas y dirección conocen en tiempo real el disponible exacto para esa acción específica, evitando sorpresas de fin de año y eliminando por completo la necesidad del equipo pedagógico de reunirse para conocer los gastos y su evolución.
• Eficiencia en una sola digitación: Se elimina el doble trabajo. Los datos se ingresan una sola vez al flujo de adquisiciones, alimentando en paralelo el control de caja y el estado de avance financiero del Plan de Mejoramiento Educativo, saldos por subvención, y elaboración de rendiciones de cuenta a prueba de cualquier fiscalización. Es un trabajo integrado de punta a punta. La forma correcta de entenderlo es que no son tareas o procesos distintos, sino que es una misma tarea que pasa por distintas etapas, donde cada etapa es ejecutada por un área, la cual aporta sus datos, construyendo en conjunto un verdadero trabajo colaborativo.

Unificar el PME, las adquisiciones y las finanzas bajo una sola fuente de verdad permite que la eficiencia administrativa deje de ser una pesada carga burocrática y se transforme en el motor que financia, resguarda y hace sostenible el proyecto educativo de la escuela.

Descubre cómo el Módulo PME de SoftPME conecta tus adquisiciones y finanzas directamente con tus acciones pedagógicas en tiempo real. Y comienza el camino hacia responder las preguntas que pueden marcar un antes y un después en los resultados de tu colegio.

Agenda una reunión con nosotros si quieres contarnos tu caso y saber si podemos ayudarles, si SoftPME es para ustedes, o si existen otras alternativas que puedan usar.