Recursos SEP ¿Cómo comprar y contratar correctamente?

• Tener convenio SEP vigente
• Se refiere al convenio de igualdad de oportunidades, pero también a tener presentado el PME dentro de los plazos
• Que la actividad que da origen a la adquisición se encuentre explicitada en el PME
• Hay actividades o actos que aunque estén explicitados en el PME no se pueden realizar con estos recursos. Por ejemplo si en su PME pone una acción de "Contratar docentes de aula para cubrir horas curriculares", esto corresponde a un gasto regular del establecimiento, por más que se encuentre explicitado en el PME no es posible realizarlo.
• Que sirva al objeto de la SEP, esto es, al Mejoramiento de la Calidad de la Educación
• Considere que el análisis de pertinencia se hace por la actividad que le da origen al requerimiento. Por ejemplo, algunos establecimientos adquieren uniforme corporativo para los docentes y asistentes de la educación. Luego un fiscalizador les pregunta ¿Cómo ayuda esta compra a mejorar la calidad de la educación?. Aquí se comente un error porque se esta analizando el objeto adquirido, no la actividad que le de origen. Si tiene una acción de mejoramiento que trata de mejorar la identificación y el sentido de pertenencia con el establecimiento, puede justificar plenamente la adquisición.
• Que beneficie principalmente a los alumnos prioritarios o preferentes 
• Ejemplo: puede capacitar a docentes y asistentes, en tanto los beneficiarios principales sean los alumnos prioritarios y preferentes. Por lo general no debiese tener problema si las compras y contrataciones están orientadas a mejorar a este grupo objetivo.
  
• Que no este asociado al normal funcionamiento del establecimiento y que no tenga financiamiento especifico en otra ley
• Ejemplo: pagar gastos básicos, contratar horas curriculares, pagar Leyes 19.410, 19.464, 19.933, entre otras.
• La compra o contratación debe poder imputarse en una cuenta habilitada para la SEP
• El manual de cuentas establece cuáles cuentas se pueden usar en cada subvención. En el caso de la SEP por ejemplo esta permitido adquirir material didáctico pero no esta permitido adquirir material de oficina. Entonces si en su PME usted tiene una acción X que establece como parte de los recursos necesarios "compra de material de oficina para los alumnos prioritarios", aunque este cumpliendo con las reglas (estar explicitado en el PME, es para los alumnos prioritarios, no es para el normal funcionamiento del establecimiento) aún no podría hacer esta compra con recursos SEP porque el material de oficina no es susceptible de ser adquirido con estos recursos. Pero seguramente pueda encontrar una cuenta de imputación permitida.

basado en instructivo de control y respaldo de gastos:

1. Solicitar: establece el origen del requerimiento, la justificación técnico-pedagógica. En caso de recursos SEP es buena idea establecer para cuál acción es el pedido.
2. Cotizar: buscar las mejores condiciones comerciales para satisfacer el requerimiento. 
3. Seleccionar proveedor: en base a uno o varios criterios pre-establecidos (precio, calidad, tiempo de entrega, confianza, etc.) se debe seleccionar la oferta más conveniente para los intereses del establecimiento.
4. Orden de compra: formalizar el requerimiento mediante la emisión de una orden de compra donde se establecen todas las condiciones comerciales pactadas.
5. Recepción: se debe dar una recepción formal a los productos o servicios entregados por los proveedores.
6. Pago: Se debe pagar sólo después de haber recepcionado los productos o servicios. La fecha del pago debe ser igual o posterior a la fecha del documento tributario que respalda la compra o contratación.